Planowanie uznaje się za królewską drogę do efektywności. Na przeciwległym biegunie pojawia się tendencja wymierzona przeciw kultowi produktywności, promująca sztukę „nierobienianic”. Jak to zwykle bywa w naturze –najlepszy okazuje się balans. W odniesieniu do pracy nauczycielskiej istotna jest równowaga między pracoholizmem a „tumiwisizmem”, wynikającym z wypalenia zawodowego. Czy umiejętne planowanie może uchronić przed ekstremalnymi postawami?
Zacznijmy od autodiagnozy: czy potrafisz planować pracę i odpoczynek, czy zdajesz się na spontaniczne zrywy i nagłe odpływy energii? Płynnie przechodzisz od planowania do realizacji, czy jesteś mistrzem/mistrzynią prokrastynacji? Kończysz rozpoczęte zadania, czy pozostajesz w ciągłej pogoni za nowymi wyzwaniami?
Jaka jest Twoja standardowa reakcja emocjonalna i behawioralna w sytuacji, kiedy musisz się do jutra wywiązać się z terminowych zobowiązań? Wiesz, że tej nocy nie opuści Cię zmora niedokończonych zadań. Parzysz więc czwartą kawę, by do rana zdążyć z najbardziej jałową robotę, jaką jest sprawdzanie uczniowskich prac domowych, wykonanych przez AI. A może Twoje okno tolerancji na stres jest szeroko otwarte? Czujesz wewnętrzny spokój, bo spokój jest najważniejszy. Wszystkie raporty tudzież sprawozdania masz w tej części ciała, która aktualnie spoczywa na medytacyjnej poduszce, a dźwięki koshi neutralizują Twoje wewnętrzne żywioły.
Wybierane przez nas strategie przetrwania wynikają z temperamentu, doświadczeń życiowych i utrwalonych zachowań. Zachęcam do otwarcia na eksperymentowanie w poszukaniu optymalnych sposobów funkcjonowania w czasoprzestrzeni.
Planowanie jako zarządzanie sobą w czasie
Czas, jak powszechnie wiadomo, jest w nowoczesnym świecie najwyższą walutą. Od antyku mówimy o jego dwóch wykładniach: Chronosie, co płynie linearnie i na nic się nie ogląda oraz Kairosie – odczuwanym subiektywnie w indywidualnym doświadczeniu.
Zmierzając do balansu życiowego jako warunku zdrowia psychofizycznego, pozostaje nam uznanie, że z jednej strony, czas jak rzeka – płynie nieuchronnie i bezpowrotnie. Z drugiej jednak, od nas zależy, co popłynie z jego nurtem. Oczywiście, wymaga to mądrej nawigacji, czyli planowania, świadomego decydowania, w jakich portach warto zakotwiczyć na dłużej.
Najpierw najważniejsze
Priorytety jak damy – puść przodem. Eksperci od zarządzania sobą w czasie zgodnie zwracają uwagę na to, aby koncentrować się na rzeczach najważniejszych. Dawać im pierwszeństwo w pracy, zanim poczujemy znużenie, odpływ energii. Powiedźmy sobie szczerze, sprawy najważniejsze bywają najtrudniejsze, dlatego często przesuwamy je na koniec listy zadań. Tymczasem praktyka powinna być odwrotna.
Braian Tracy w tytule książki Zjedz tę żabę, poświęconej efektywnemu wykorzystaniu czasu, czyni aluzję do wypowiedzi Marka Twaina: „Jeśli twoim zadaniem jest zjeść żabę, najlepiej zrób to rano. A jeśli twoim zadaniem jest zjeść dwie żaby, najlepiej najpierw zjedz tę największą”. Pokusa uganiania się za kijankami jest przemożna. Bycie w ciągłej krzątaninie (pisanie mejli, robienie porządku na biurku, temperowanie ołówków) rozładowuje napięcie, przynajmniej chwilowo, i daje złudzenie samodyscypliny i determinacji. Ale to „zjedzenie żaby” przynosi prawdziwe odprężenie, bo masz to już za sobą. Daruj więc sobie złudzenia, że całowanie płaza zamieni go w królewicza.
Planowanie według kompasu i zegara
Te dwa przyrządy są metaforą naszego podejścia do życia. Tak uważają autorzy książki Najpierw rzeczy najważniejsze: Stephen R. Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill. Zegar symbolizuje rozkład dnia i powtarzające się w nim zobowiązania. Kompas z kolei jest wizją celu, realizowanego w zgodzie z naszymi wartościami. Nietrudno o rozbieżność między tymi narzędziami mierniczymi. Zegar wywołuje w nas niepokój i poczucie winy, bo odmierza czas, w którym nie zdążyliśmy czegoś zrobić. Zwykle pod zwałką codziennych zadań nie widać już nawet kierunku, w którym zmierzamy. Ignorowanie kompasu zawiedzie nas na manowce.
Autorzy książki zalecają zacząć planowanie od sporządzenia listy zadań, a następnie zakwalifikowania ich do czterech kategorii spraw:
- Ważnych i pilnych (z terminem realizacji „na wczoraj”, np. przygotowanie do zajęć, sprawdzanie prac). Jeśli to one zdominują organizację czasu, niechybnie doprowadzi nas to do wypalenia zawodowego.
- Ważnych i niepilnych (np. samorozwój, budowanie relacji). Od nich zależy nasza sprawczość. To sprawy, do których motywowani jesteśmy wewnętrznie. To nasz życiowy kompas.
- Nieważnych i pilnych (np. syzyfowe prace wokół dokumentacji szkolnej). Sprawy-zmory, wykonywane pod presją spełniania cudzych oczekiwań wobec nas. Tu zegar tyka najgłośniej.
- Nieważnych i niepilnych (np. scrollowanie pod dyktando obsesji FOMO). Dają nam ułudę przyjemności i odprężenia, w rzeczywistości zakleszczają nas w kategorii spraw wiecznie zaległych.
Warto zwrócić uwagę, że ta koncepcja przynosi odwrotny punkt widzenia od powszechnego przekonania. To, co warte największej troski, nigdy nie jest pilne, ale pozostaje w ciągłym procesie starań. Natomiast to, co pilne, najczęściej wynika z naszej niesystematyczności i nie ma kluczowego znaczenia egzystencjalnego.
Przeszkody i zasoby w realizacji planów
Rozczaruję Cię. Posiadanie kalendarzy, planerów, terminarzy, ekskluzywnych moleskinów – nie załatwia sprawy. Kolekcjonerzy podobnych gadżetów nie zawsze są najlepszymi planistami (dla amatorów technologii w Polecajkach są aplikacje a tu artykuł o jednej z nich).
Do tego potrzebne są kompetencje, a te na szczęście można trenować.
Cennym ćwiczeniem jest postawienie sobie na początku refleksyjnych pytań.
- W jaki sposób chcę spędzać czas i jakich rezultatów oczekuję?
- Jak faktycznie spędzam czas?
- Co nie pozwala mi osiągnąć rezultatów? Co mogę zrobić, aby usunąć przeszkody?
- Co mogę zrobić, by wzmocnić czynniki sprzyjające realizacji planów?
Odpowiedzi będą wymagały nie tylko namysłu, ale także samoobserwacji. Przez tydzień przyglądaj się szczegółowo swoim aktywnościom. Następnie zauważ, gdzie czas przecieka Ci przez palce.
Korekta gospodarowania czasem nie musi Cię jednak usztywniać i cyborgizować. Nie jest konieczne sporządzanie listy bardzo szczegółowych zadań na kolejny dzień, aby później stresować się niemożnością odhaczenia wszystkich. Warto zacząć od szerszego kontekstu. Zobacz siebie w różnych rolach społecznych (zawodowych, rodzinnych, towarzyskich, osobistych). Dopisz do nich cele i zobowiązania. Następnie rozplanuj tydzień, wpisując w poszczególne dni bloki czasowe przeznaczone na: relacje, pracę, rozrywkę, sport, kulturę, odpoczynek, itp. Bardzo rozwojowe może się okazać, które aktywności, a w ślad za tym role i zobowiązania są niedoinwestowane/przeinwestowane. Czy na pewno wynika to z Twoich świadomych decyzji?
Planowanie pracy głębokiej
To pojęcie łączy się z warunkami pracy w rzeczywistości totalnego rozproszenia uwagi. Deficyt koncentracji jest dziś powszechny. Profesor informatyki, Cal Newport, który wprowadził określenie „pracy głębokiej”, twierdzi, że musimy się jej od nowa nauczyć. Wskazał, że na płyciznę aktywności poznawczych wpłynęliśmy wraz z narzędziami internetowymi. W podtytule bestsellerowej książki pyta: Jak odnieść sukces w świecie, w którym ciągle coś nas rozprasza. Daje odpowiedź, przytaczając badania i formułując podstawowe warunki „pracy głębokiej”:
- precyzyjnie zaplanowany czas wytężonej koncentracji;
- zorganizowanie miejsca – na wzór celi mnicha;
- ustalenie miernika efektywności;
- przygotowanie wspierających zasobów
- rytuał jednoznacznego zakończenia pracy.
Pomocna może być checklista, którą znajdziesz w załączeniu.
„Praca głęboka” to sedno umysłowego wysiłku nauczyciela/nauczycielki – przy ciągłej aktualizacji wiedzy, codziennym przygotowaniu zajęć, systematycznej ocenie prac uczniowskich. Warto zrobić tu przypis, że w warunkach polskiej szkoły trudno urzeczywistnić tę ideę. Oczywistym jest, że poza 18 godzinami dydaktycznymi, realizowanymi w miejscu pracy, pozostałe należy wpisać w kalendarz zadań realizowanych w realiach domowych.
Bufory czasowe na rzecz odpoczynku
W planowaniu realizacji zadań koniecznie uwzględnić należy bufory czasowe na odpoczynek. Jeśli tego nie zrobimy, organizm wymusi to na nas, wyłączając „prąd”, czyli naszą uwagę. W efekcie ockniemy się po kilkugodzinnym bezmyślnym przewijaniu rolek lub trzech sezonach komedii romantycznej.
Naprzemienne sekwencje pracy i odpoczynku powinny mieć odpowiednie proporcje. Jakie – to już kwestia dyskusyjna. Cal Newport pisze, że optymalne są w ciągu dnia trzy cykle po trzy godziny (1,5 godz. „pracy głębokiej” +1,5 godz. odpoczynku). Powszechnie znana „metoda pomodoro” – nazwę wzięła od minutnika w kształcie pomidora. Jej autor, Francesco Cirillo, ekspert ds. produktywności, zainspirował się prostym kuchennym narzędziem pomiarowym, twierdząc, że najlepsze efekty koncentracji mamy w ciągu 25 minut, po nich potrzebujemy 5 minut przerwy, a po czterech cyklach odprężenie powinno trwać od 15 do 30 minut.
Z pewnością warto wypracować indywidualny rytm pracy i odpoczynku. Pewne jest jedno, że narażając się na nadmierne zmęczenie, nie tylko przestajemy wydajnie pracować, nie potrafimy też „głęboko się zresetować”. W efekcie praca staje się nietwórczą harówką. Pamiętaj więc, aby co jakiś czas odcinać napięcie, być w beztrosce, dryfować w niezagospodarowanym czasie.
Planowy start i bezpieczne lądowanie
Żeby wystartować z realizacją planu, potrzebna jest mobilizacja. Czasami i ona nie wystarcza, gdy tarczą jest p r o k r a s t y n a c j a. To nieadaptacyjny mechanizm chroniący przed oceną, że coś może pójść nie tak – w nieskończoność opóźniasz więc działanie. To destrukcyjny perfekcjonizm. Jeśli prześladuje Cię ta zmora, to powtarzaj mantrę: „Lepsze jest zadanie zrobione niż doskonale nieukończone”. I jeszcze jedno, wypracuj nawyk: Regułę 5 sekund. Mel Robbins w książce pod tym właśnie tytułem mówi bez filozofowania: Odlicz do pięciu. I zacznij działać. Nie wiem, czy to Cię przekona, ale reklama Nike z lat 80. „Just do it” miała swoją moc.
Jednak najważniejsze jest lądowanie, czyli planowanie zakończenia pracy. Jeśli tego nie zrobisz, praca wyssie Cię do kości. To prawo Parkinsona (badacza biurokracji): „Praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie”. Więc: „Już czas, już czas, myć zęby i iść spać” (Perfect).
Polecajki
Książki:
- Stephen R. Covey, A. Roger Merrill, Rebecca R. Merrill, Najpierw rzeczy najważniejsze, Rebis, Poznań, 2018.
- Cal Newport, Praca głęboka, Studio Emka, 2020.
- Braian Tracy, Zjedz tę żabę, MT. Biznes, 2017.
- Mel Robbins, Reguła 5 sekund, Galaktyka, Łódź, 2022.
Bezpłatne aplikacje:
- Kalendarz Google
https://workspace.google.com/intl/pl/products/calendar - Notion
https://ztechnicznego.pl/notion-calendar-super-moce/
https://www.youtube.com/watch?v=_Ww2Z3gnYnE - Any.do (łączy kalendarz z listą zadań)
https://app.any.do/?d=anydo%3A%2F%2Fanydo%3Faction%3Dtasktab
